El 2018 está a la vuelta de la esquina y, cómo no, con él, los propósitos de Año Nuevo. ¿Quieres hacer más cosas? ¿Quieres mejorar tu productividad? Pues estás de enhorabuena, te vamos a dar unos consejos para que aumentes tu productividad y consigas todo lo que te propongas en este nuevo año:

1# No confíes en la motivación, fija objetivos

La gente productiva no se deja influir por los momentos de motivación y brillantez. Ya se sabe que la motivación es caprichosa. Va y viene sin avisar.

Por eso, lo que tienes que hacer es perseguir objetivos.

Tener un propósito cada día. Y un propósito general en tu vida.

Como consejo, escribe todas las noches, antes de acostarte, qué quieres conseguir al día siguiente. No debe ser una lista de tareas interminable. Escribe uno o dos objetivos, que sean importantes para ti cumplirlos al día siguiente.

2# No estés tan al día

En la actualidad se genera mucha más información que la que podemos procesar con nuestros cerebros. Además, nos quita tiempo y energía.

Para que te hagas una idea cada minuto, se envían 455 mil Tweets1, se producen casi 4 millones de búsquedas en Google y se envían 15 millones de mensajes de texto. Es imposible estar al tanto de todo.

Por eso es mejor que desconectes un poco. Lee menos noticias y dedicale menos tiempo a las redes sociales. Tu productividad te lo agradecerá.

3# Deja de hacer varias cosas a la vez

¿Te tiras todo el día ocupado haciendo cosas y en realidad no avanzas? Tranquilo, no estás solo. Y es que multitasking o multitarea es un mito.

Ni los hombres ni tampoco las mujeres estamos hechos para ella. Cada vez que cambiamos de tarea y perdemos la atención, nos lleva un buen rato en volver a centrarnos y ser productivos.

Deja de hacer dos cosas a la vez, concéntrate en una. Te sentirás menos estresado y progresarás más en tus tareas.

4# Aprovecha el Excel

Lo queramos o no, el Excel se usa en todas partes. Si estudiamos y aprendemos nuevas funciones que nos sean útiles (pivot tables, vlookups, etc.), vamos a mejorar nuestra productividad tanto en el trabajo como en casa.

Debemos hacer un esfuerzo para aprender los mejores trucos y las mejores formas de hacer determinadas cosas.

Lo que aprendamos en 5 minutos, nos puede ahorra horas a lo largo del 2018. Además, la mayoría de las cosas que aprendamos también van a ser útiles en Google Spreadsheet y en Libre Office.

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5# Configura el auto-guardar

¿Cuántas horas has perdido este 2017 por no haber guardado un documento cuando debías? Y, ¿cuánto te lleva activar la función de auto-guardado? Pues un par de minutos a lo sumo. Esos dos minutos, puedn ahorrarte un montón de disgustos a lo largo del año.

6# Aprende los atajos de teclados

Los atajos de teclado permiten acceder a funciones o menús al pulsar una o varias teclas a la vez o en secuencia. De esta forma podemos ahorrar mucho tiempo y hacer el trabajo mucho más fluido.

Primero deberías aprenderte los atajos de teclado de tu sistema operativo y luego los de los programas que más uses (Office, correo electrónico, navegador, etc). Si quieres puedes ver los atajos de teclado de Windows 10 más usados.

7# Usa plantillas

En la mayoría de los trabajos hay que hacer documentos con formatos parecidos, enviar correos con presupuestos, etc. Las plantillas nos permiten configurar un tipo de documento una vez y usarlo en repetidas ocasiones sin tener que volver a configurarlo.

8# Empieza

Empezar algo siempre es complicado. Hay muchas cosas que hacer y no sabes cuál es el mejor orden para empezar…No te preocupes, cómo empieces no importa, lo realmente importante es que empieces cuanto antes.

9# El tamaño importa

Invierte en un monitor más grande o en otro monitor, para tener 2 en total. El tener un espacio más grande para trabajar resulta muchísimo más productivo a la hora de trabajar procesando información, ya que puedes tener varias ventanas abiertas de forma simultánea. Además, las pantallas más grandes ayudan a que el texto se lea con mayor facilidad.

10# Automatiza

Ya queda menos para que las máquinas nos quiten los trabajos. Hasta entonces, nos podemos aprovechar de ellas automatizando procesos repetitivos, como organizar el correo, hacer backups, compartir ficheros, responder o mandar mails…

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11# Elimina lo que no te dé valor

Si sigues a un montón de gente en Twitter y últimamente no aportan más que ruido, deja de seguirles. De esta manera tendrás menos notificaciones y menos distracciones. Haz lo mismo con en el resto de redes sociales y de servicios RSS.

12# Nada es perfecto

La perfección puede ser nuestra mayor enemiga, si dejamos que nos obsesione. Sobretodo si queremos seguir mejorando y mejorando algo que ya está bien.

Nunca será perfecto, asúmelo. No te estanques y sigue avanzando con esa o con otras tareas.

13# Sigue aprendiendo

Sigue aprendiendo, nunca es tarde para seguir aprendiendo nuevas capacidades y destrezas. Además de poder aportarnos mejoras en el trabajo, también nos sirve como fuente de motivación.

14# Reduce las reuniones

En España perdemos una cantidad de horas exageradas en reuniones ineficientes. Prepara las reuniones y fija horas estrictas para que no se alarguen. Trata primero los temas más importantes, para que no se queden sin resolver. Y si queda tiempo, analizad los asuntos menos importantes.

15# Evita la letra

Muchos de nosotros escuchamos música para evadirnos del ruido de las “praderas” de la oficina. Sin embargo, ésto puede ser contraproducente si escuchamos música con letra, ya que, aunque no nos demos cuenta, nos despista. Intenta escuchar música de ambiente sin letra. Aumentarás la concentración y la productividad.

16# Desactiva las notificaciones del móvil

Disminuye al mínimo indispensable las notificaciones del móvil. Los LEDs de notificación y los pop-ups nos distraen y nos hacen perder mucho más tiempo del que creemos.

Cuando necesites concentración máxima, aleja el móvil de la mesa para evitar el impulso de checkearlo.

17# Planifica el tiempo para el correo

Tener el mail abierto para ver cuándo entra un correo es una fuente constante de distracciones, tanto como el móvil. Por eso, lo mejor que puedes hacer es abrir el correo en determinados momentos del día. Procesas el mail y lo vuelves a cerrar. De esta forma aumentarás tu atención y tu productividad.

Referencias:

  1. https://blog.microfocus.com/how-much-data-is-created-on-the-internet-each-day/

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