¿Te pasas las jornadas de trabajo a resolviendo una crisis tras otra? ¿No haces más que “apagar fuegos”? Seguro que todos hemos vivido esa situación en la que estamos concentrados haciendo tareas de un proyecto importante y de repente nuestro jefe nos dice que nos pongamos a responder el correo de un cliente que está nervioso o a ayudarle a hacer un PowerPoint para una reunión que tiene por la tarde…y es que mucha gente no sabe diferenciar entre lo urgente y lo importante.
La diferencia entre lo urgente y lo importante
- Urgente: las tareas urgentes requieren atención inmediata. Suelen ser tareas en que las consecuencias de no hacerlas suelen ser inmediatas (visión a corto plazo) y suelen satisfacer objetivos de terceras personas.
- Importante: las tareas importantes son las que nos permiten alcanzar nuestros objetivos a largo plazo.
La diferencia entre ambas es sutil, pero es fácil de identificar. El secreto es:
- Identificar los objetivos más importantes, aquellos que te hagan crecer personal y profesionalmente; y diferenciarlos de los objetivos que nos dan satisfacción sólo en el corto plazo.
- Vencer a la inercia que nos hace pensar que todas las cosas urgentes son importantes. Es natural e instintivo, desde los tiempos de nuestros ancestros, concentrarnos en los objetivos a corto plazo (huir de un depredador), más que en los de a largo plazo (recolectar comida para el invierno).
En el mundo actual, no siempre es fácil hacer esta distinción. Nos vemos bombardeados por información continuamente (Twitter, Facebook, TV, mensajería instantánea…) de la que siempre queremos estar al tanto. No queremos ser los últimos en enterarnos de nada (corto plazo). Vivimos pendientes del “ahora” y no vemos la transcendencia a largo plazo de la información. Las noticias vienen y van sin cesar…Y esto nos dificulta separar lo importante de lo que es simplemente “urgente”.
Las consecuencias de esta ceguera en cuanto a la importancia de la información que nos llega nos afecta personalmente y acabamos el día agotados. Nos ahogamos en una gota de agua, sin saber resolver los problemas importantes de nuestra vida, porque ni siquiera sabemos cuáles son.
Matriz de decisión de Eisenhower
La matriz de decisión de Eisenhower (militar y presidente de los Estados Unidos entre 1953 y 1961) trata de organizar tus tareas en 4 zonas según su importancia y su urgencia. Esta forma de organización fue popularizada por el libro Los 7 Hábitos De La Gente Altamente Efectiva, de Stephen Covey.
#1 - Lo urgente e importante
El cuadrante uno está reservado para las tareas que son tanto urgentes como importantes. Son tareas que requieren nuestra atención inmediata y que además nos ayudarán a alcanzar nuestras metas a largo plazo.
Hay dos tipos de actividades urgentes e importantes: las que se podrían haber evitado y las que no.
Las que se podrían haber evitado son principalmente las que hemos dejado para última hora o las que hemos planificado poco tiempo para su ejecución. Evitar esta circunstancia es muy fácil, solo hay que evitar la procrastinación.
Sin embargo, siempre hay quehaceres o situaciones que no se pueden prever. La mejor estrategia para solucionarlas es dejar un poco de tiempo libre en tu planificación. De esta forma podremos completar las tareas en la que hayamos planificado demasiado poco tiempo y las tareas imprevistas.
Si seguimos estos consejos, conseguiremos reducir el número de tareas que tenemos en este cuadrante y las llevaremos al cuadrante 2…
#2 - Lo no urgente y pero importante
Las actividades del cuadrante 2 son actividades que son importantes para nuestros objetivos a largo plazo (carrera, nivel personal, etc.) pero cuyo plazo de entrega o finalización aún está distante. Es muy importante organizar y planificar bien estas tareas; de forma que nunca nos quedemos sin tiempo y se conviertan en urgentes.
Según Stephen Covey este es el cuadrante donde más tiempo deberíamos estar (más actividades deberíamos hacer). Ya que son las actividades que nos hacen ser felices y tener éxito en la vida. La mayor dificultad para conseguirlo es no saber cuáles son nuestros valores y objetivos en la vida.
#3 - Lo urgente y no importante
El tercer cuadrante lo componen las peores actividades de todas, las que son urgentes, pero no importantes. No son malas de por sí y, como veremos a continuación, son necesarias, pero deben estar en equilibrio con las actividades del cuadrante 2.
La mayoría de las tareas urgentes y no importantes serán tareas de otra gente y que les ayuda a completar sus objetivos según sus prioridades:
- Llamadas de teléfono
- La mayoría de los emails (algunos pueden ser urgentes e importantes)
- Un compañero de trabajo que te pide un favor
Aunque todos tenemos que ayudar y colaborar hay que hacerlo de una manera eficaz, para ello si te molestan de manera frecuente, reserva varios espacios de tiempo a lo largo del día para hablar con tus compañeros e intentar ayudarles a solucionar sus problemas. Es importante que no solo les resuelvas el problema, sino que les enseñes a que lo resuelvan ellos mismos.
Si sientes que completas un montón de cosas todos los días, pero que no te acercas a tus objetivos, es probable que la mayoría de las tareas que hagas están en este cuadrante. Es importante que intentes ser más asertivo y que aprendas a decir que no a la gente. De lo contrario podrías sufrir frustración y resentimiento, porque estás contentando a otros antes que a ti.
#4 - Lo no urgente y no importante
En el cuadrante 4 van las actividades que ni son urgentes ni son importantes, básicamente las actividades que son una distracción (ver la TV, navegar por la web, jugar a videojuegos, etc.).
Como las actividades del resto de los cuadrantes, las tareas del cuadrante 4 son necesarias, pero es importante mantenerlas bajo control y que no nos excedamos en el tiempo que les dedicamos. Recuerda que son actividades que no son importantes para nuestros planes y objetivos a largo plazo.
Seguro que no soy el único que, después de tirarme horas navegando por la web, viendo Facebook o YouTube, me he dicho “Estoy desperdiciando mi vida”. Para evitar esto, tenemos que fijarnos unos límites. Por ejemplo, dedicar a las actividades de este cuadrante menos de un 5% o 10% del día (menos de 1 hora y media al día).
Conclusiones
En el mundo moderno tanta información se acaba convirtiendo en un ruido que no nos permite distinguir entre lo que es urgente y lo que es importante.
Por eso es importante que empieces a preguntarte “¿Estoy haciendo esto porque es importante o porque es urgente?”.
Te prometo que si lo haces y empiezas a dedicar más tiempo a las tareas del cuadrante 2 (no urgente pero importantes):
- Habrá menos crisis (actividades del cuadrante 1).
- Aprenderás a equilibrar las actividades del cuadrante 3, para que no consuman demasiado de tu tiempo.
- Y podrás disfrutar del descanso bien merecido (actividades del cuadrante 4) sin remordimientos.
Haciendo que las tareas del cuadrante 2 sean tu máxima prioridad, sin importar la emergencia, fecha de entrega o email que surja, te sentirás menos agobiado y más calmado. Sentirás que tienes el control de tu vida.
Usa el tiempo de manera eficaz, no solo eficiente