¿Te pasas todo el día ocupado, pero al final del día sientes que no avanzas? ¿Trabajas y trabajas, pero cada vez tienes más tareas pendientes? ¿Te sientes abrumado por todas las tareas que tienes que hacer? No te preocupes, a todos nos ha pasado. A continuación voy a compartir contigo una rutina que te ayudará a organizar el día de manera fácil y te permitirá concentrarte en lo que realmente necesitas, las tareas.
Según el libro “7 hábitos de la gente altamente eficiente“, más del 40 por cierto de todo el tiempo que pasamos en el trabajo lo gastamos en tareas improductivas. Al seguir una rutina optimizada vamos a disminuir al máximo las tareas improductivas y el tiempo que perdemos con ellas.
A continuación, te voy a decir los 6 trucos que me ayudan a mí a llevar una rutina más productiva.
#1 - Planea tu día por adelantado
Según Attentivref, el empleado medio se pasa 13 horas a la semana en tareas relacionadas con el correo. Si leer el correo es lo primero que haces todos los días, habrás notado como consume la mayor parte de tu energía y te deja a medio gas para el resto del día.
Antes de abrir el correo tómate 5 minutos -no necesitas más- para escribir en un papel o en documento electrónico una lista de tareas que tienes que hacer. Puedes hacerlo incluso el día previo, antes de irte para casa. Si puedes, ordenarlas por importancia, no por urgencia. De esta forma te aseguras de estar haciendo las tareas que son más importantes para conseguir tus objetivos a largo plazo.
#2 - Céntrate en acabar 3 tareas importantes al día
Es fácil verse atrapado entre los imprevistos del día a día, pero es importante trabajar (meterle horas) a los objetivos importantes de tu vida. Una de las mejores formas de hacerlo es acabar 3 tareas importantes al día. Escribe estas tareas las primeras en la lista y organiza tu día alrededor de ellas. Esto te ayudará a evitar distracciones o a dejarte “engañar” por otras tareas menos importantes.
#3 - Haz lo que menos te guste lo primero
Según el libro Tim Ferris, autor del libro La semana laboral de 4 horas, “Muchas veces nos mantenemos ocupados para no tener que hacer cosas que nos desagradan”.
Nuestro cerebro está conectado de tal forma que hará lo imposible para evitar que hagamos algo que nos desagrada (por motivos de supervivencia). Nos sugerirá que hagamos otras tareas antes, que veamos Facebook o YouTube, que vayamos al baño o que es hora de comer, cualquier cosa antes que permitir que hagamos eso que tanto detestamos. Es un comportamiento instintivo y que en el pasado nos ayudaba a protegernos de los peligros, pero, que hoy en día, juega muchas veces en nuestra contra.
Por eso, quítate lo que menos te gusta lo primero, verás como no era tan desagradable y continuas el día con mucho mejor ánimo.
#4 - Planifica tu día en bloques
De acuerdo con Atlassianref, los trabajadores perdemos alrededor de 2 horas al día en volver a concentrarnos después de una distracción menor.
Si vas saltando de tarea en tarea durante todo el día, es posible que te sientas muy ocupado pero que no consigas avanzar en tu trabajo. La manera más productiva de organizarte es planificar las 3 actividades importantes a lo largo de la jornada e ir rellenando los huecos con otras tareas menos importantes.
Nuestra mente solo se puede concentrar durante periodos finitos de tiempo. Según los estudiosref, la mayor productividad se encuentra en los periodos de concentración ininterrumpida de 90 minutos. Así que intenta trabajar en las tareas importantes durante periodos de 90 minutos. Durante ese tiempo no trabajes en otras tareas, evita todas las distracciones y avisa a los compañeros de trabajo de que estás ocupado.
Yo también evito que me distraigan por tonterías cuando me pongo unos auriculares grandes en las orejas. De esta forma la gente solo te habla cuando tienen algo importante que contarte.
#5 - Agrupa tareas
Los ordenadores hacen muy bien la multitarea -hacer varias cosas a la vez- pero nosotros no. Un estudio de la Universidad de Michiganref indica que la productividad de la gente que hace varias cosas a la vez empeora hasta en un 40%.
En vez de intentar hacer varias cosas a la vez, organiza en los mismos trozos de tiempo las cosas similares. Por ejemplo, haz todas las llamadas que tengas que hacer seguidas, en vez de estar haciendo llamadas durante todo el día. De esta forma trabajarás de manera más eficaz.
#6 - Tómate descansos
Nadie puede ser productivo durante toda la jornada laboral. Es importante tomarnos pequeños descansos que permitan descansar a nuestro cerebro. De esa forma podremos volver a la tarea más frescos y con más energía. Porque más no es mejor, mejor es mejor.
El método de Pomodoro te puede ayudar a conseguir un equilibro óptimo entre actividad y descansos.